ZAPYTANIE OFERTOWE NA KOMPLEKSOWĄ OBSŁUGĘ GASTRONOMICZNĄ I HANDLOWĄ IMPREZY PLENEROWEJ „DNI PONIDZIA 2023” W DNIACH 1-2.07.2023 R.

Pińczów, 9.03.2023 r.

Znak:PSCK.ZOC-03/2023

ZAPYTANIE OFERTOWE NA KOMPLEKSOWĄ OBSŁUGĘ

GASTRONOMICZNĄ I HANDLOWĄ IMPREZY PLENEROWEJ

„DNI PONIDZIA 2023” W DNIACH 1-2.07.2023 r.

zapytanie ofertowe o wartości szacunkowej poniżej 130 000 zł netto tj. kwoty od jakiej stosuje się Ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych".

I. ORGANIZATOR:

Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury

ul. J. Piłsudskiego 2A

28-400 Pińczów

Kontakt:

Grzegorz Jankowski tel. 413572424 w. 111, kom. 690828400

II. ZAKRES OBSŁUGI:

Wykonawca wybrany na podstawie najkorzystniejszej oferty uprawniony jest do promocji swojej firmy poprzez możliwość zapewnienia  kompleksowej obsługi gastronomicznej i handlowej imprezy plenerowej pod nazwą DNI PONIDZIA 2023 w terminie
1-2.07.2023r.,
miejsce:   Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji przy ul. Pałęki 26 w Pińczowie  w godzinach:
- 1 lipca – 15:00 – 01:00 dnia następnego,
- 2 lipca – 15:00 – 23:00
w postaci poniższych działań:

1. Stoiska gastronomiczne dla około 5000 uczestników o zróżnicowanym asortymencie, w tym:

• potrawy z grilla (kiełbaski, szaszłyki, steki, itp.), rożna,
• stanowiska z piwem i napojami chłodzącymi (zgodnie z Ustawą
  z dn.26.10.1982 (Dz.U. z 2021 r. poz. 1119),  o  wychowaniu
  w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi),
• fast food,
• gofry,
• lody,
• wata cukrowa, popcorn, kukurydza itp.
  Min. 600 miejsc konsumpcyjnych (plenerowych) ławy, stoły, parasole.

• Sprzedaż piwa w naczyniach plastikowych i napoi w naczyniach biodegradowalnych lub plastikowych.
• Przygotowanie  60 zestawów żywnościowych: posiłek z grilla/pieczywo + napój dla obsługi.
• Ceny sprzedawanych podczas imprezy produktów ustala Wykonawca biorąc pod uwagę charakter imprezy.
• Na dystrybucję produktów, o których mowa w pkt. 1 Wykonawca otrzyma od Organizatora wyłączność.
• Wykonawca zapewnia sobie we własnym zakresie dostęp do prądu - (agregat prądotwórczy). Wykonawca zapewnia sobie sam sprzęt gaśniczy oraz inny niezbędny sprzęt i środki potrzebne do wystawienia i funkcjonowania stoisk.
• Wykonawca zabezpiecza we własnym zakresie okablowanie do miejsca z urządzeniami elektrycznymi / przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno-elektrycznym (wraz z „najazdami” w miejscach komunikacyjnych)
• Wykonawca zabezpieczy utrzymanie czystości na zajmowanym terenie w trakcie trwania imprezy oraz po jej zakończeniu.
• Wykonawca na własny koszt wygrodzi teren ogródka piwnego barierkami ochronnymi metalowymi od terenu imprezy  zgodnie z wymaganiami Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.
• Organizacja stoisk handlowych: zabawki, balony z helem, i inne
• Wyłączność na dystrybucję produktów gastronomicznych nie obejmuje promocji i sprzedaży produktów regionalnych, tradycyjnych oraz wytwarzanych przez koła gospodyń wiejskich  na stoiskach promocyjnych oraz stoisk firmowych typu: przetwory, ciasta domowe, domowy chleb ze smalcem, lokalne wyroby alkoholowe (np. cydr).
• Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Zamawiającego oraz Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.
• Po stronie Wykonawcy leży również uzyskanie zgody Stacji Epidemiologicznej na sprzedaż i działalność gastronomiczną, oraz wszystkich innych zaświadczeń i pozwoleń niezbędnych przy profesjonalnym świadczeniu usługi.
• Wykonawca zobowiązany jest do rozstawienia stoisk zgodnie z wytycznymi Zamawiającego oraz do przestrzegania regulaminu imprezy przedstawionego przez Zamawiającego.
   

III. PROCEDURA

• Nie dopuszcza się składania ofert częściowych w podziale na zadania.
  W wyniku zapytania ofertowego zostanie wybrany  tylko 1 oferent.
• Kryteria oceny ofert – najwyższa cena – 100%.
• Oferty należy składać
  - w wersji papierowej w zaklejonej i opisanej kopercie: „Zapytanie ofertowe na kompleksową obsługę gastronomiczną i handlową imprezy plenerowej DNI PONIDZIA 2023” osobiście lub listownie na adres Pińczowskiego Samorządowego Centrum Kultury, ul. J. Piłsudskiego 2A, 28-400 Pińczów lub przesłać pocztą bądź kurierem
  - w wersji elektronicznej na adres oferty@psck.pl
  do dnia 20.03.2023 r. do godziny 12:00 (nie decyduje data stempla pocztowego).
  Otwarcie ofert 20.03.2023. o godz. 12:30, nie przewiduje się sesji publicznego otwarcia ofert.
• Data zamieszczenia zapytania na stronie internetowej www.psck.pl oraz Biuletynie Informacji Publicznej www.psck.naszbip.pl – 9.03.2023 r.

• Wykonawca zobowiązany jest wraz z ofertą przedłożyć następujące dokumenty:

a)        propozycję menu dla konsumentów wraz z cennikiem – załącznik do zaproszenia;

b)        kserokopię aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego wykonawcę
do występowania w obrocie prawnym;

c)        aktualna decyzja o wpisie zakładu do rejestru zakładów podlegających kontroli Państwowej Inspekcji Sanitarnej;

d)        deklaracja, że Wykonawca będzie posiadał pozwolenie na sprzedaż alkoholu podczas imprezy w dniach 1-2 lipca2023 r.;

e)        dokumenty potwierdzające doświadczenie w realizacji powyższych usług (np. referencje, listy gratulacyjne itp.);

f)         oświadczenie, że osoby obsługujące imprezę będą posiadały aktualne badania sanitarno-epidemiologiczne.

IV. WARUNKI UDZIAŁU WYKONAWCÓW W POSTĘPOWANIU

V. INFORMACJE DODATKOWE

1. W ramach obsługi gastronomicznej oferent zobowiązuje się zorganizować:

a) Co najmniej dwa stoiska gastronomiczne z piwem (min. 6 rollbarów) i napojami bezalkoholowymi (woda gaz./niegaz., soki wieloowocowe, inne napoje) w plastikowych butelkach oraz puszkach - napoje alkoholowe do 4,5%, oraz piwo w kubkach plastikowych o poj. nie mniejszej niż 0,4l.
Na sprzedaż napojów alkoholowych wykonawca powinien posiadać aktualne pozwolenie.

b) co najmniej dwa stoiska gastronomiczne o zróżnicowanym asortymencie m.in.:

 - potrawy z grilla (kiełbaski, szaszłyki, steki itp.),

- potrawy typu fast food

- zestawy obiadowe (dania mięsne, frytki, ziemniaki, surówki),

c) gofry, lody, popcorn, kukurydza itp.

d) pozostałe stoiska (gadżety, zabawki itp.)

e) ilość miejsc siedzących (minimum 600)

f) przygotowanie bezpłatnej puli talonów na potrzeby własne organizatora:

- 60 szt. talonów standard (kiełbasa/pieczywo/napój lub piwo)

2. W przypadku wątpliwości co do złożonych ofert, Organizator zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia dodatkowych rozmów/negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów w formularzu ofertowym.
3. Z wyłonionym Wykonawcą na wykonanie usługi opisanej w zapytaniu zawarta zostanie umowa w terminie do 14 dni od daty złożenia oferty.
4. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odstąpienia od wyboru oferenta bez podania przyczyny.

Złączniki

- Załącznik nr 1 Formularz ofertowy

- Załącznik nr 2 Wzór umowy

- Załącznik nr 3 Propozycja menu dla konsumentów wraz z cennikiem

- Załącznik nr 4 Wykaz usług

- Załącznik nr 5Wykaz narzędzi, wyposażenia i urządzeń technicznych

- Załącznik nr 6 Oświadczenie własne Wykonawcy

- Załącznik nr 7 Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału

- Załącznik nr 8 Mapka terenu imprezy